Offering Beloved Clients

Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Kekuatan suatu organisasi pemerintahan akan sangat tergantung kepada informasi atau pengetahuan yang dimilikinya. Informasi akan menjadi perekat unsur-unsur yang ada dalam suatu organisasi. Implementasi teknologi informasi pada pemerintahan dikenal dengan e-Government. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government merupakan dasar utama implementasi teknologi informasi pada organisasi pemerintah di Indonesia. Setiap Gubernur dan Bupati atau Walikota diamanatkan untuk mengambil langkah-langkah yang diperlukan sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya masing-masing guna terlaksananya pengembangan e-Government secara nasional.

Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data atau informasi adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan atau transaksi mulai dari kegiatan terdepan (di bagian loket dan tempat pembayaran) sampai kepada kegiatan-kegiatan pengambilan keputusan. Untuk pengambilan keputusan, arsip sebagai data diolah baik secara manual maupun melalui bantuan komputer menjadi informasi. Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari keputusan yang akan diambil. Arsip dan dokumen yang baik (rapi dan akurat) memberikan pengaruh baik pada sebuah keputusan yang diambil.

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang kearsipan yang semakin baik. Kemajuan teknologi modern khususnya bidang elektronika, membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip. Pengaruh teknologi modern memungkinkan dimanfaatkannya sarana kearsipan berupa mesin-mesin yang serba otomatis. Salah satu akibat positif dari kemajuan bidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula keputusan atas masalah yang sangat mendesak dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis. Sehubungan dengan itu, maka  upaya untuk mengotimalkan pemanfaatan teknologi modern dalam pengelolaan arsip seyogyanya mendapatkan perhatian yang semestinya.

III. PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN DOKUMEN ELEKTRONIK

Sistem Manajemen Dokumen Elektronik merupakan sistem aplikasi pengelolaan dokumen Hardcopy (kertas, microfilm, dll) yang sudah dialih-mediakan ke dalam format digital maupun Softcopy berupa file tipe doc, ppt, xls., jpg,  dwg, avi, mkv, dll. yang sudah di upload ke dalam aplikasi DMS berbasis web. Dokumen yang sudah di upload tersebut kemudian  dapat diakses, dicari, ditampilkan, maupun didistribusikan oleh pengguna dokumen melalui sistem manajemen dokumen elektronik ini. Dengan menggunakan metode pencarian terpadu yang sesuai dengan jenis dokumen, pengguna dapat secara mudah menampilkan dokumen yang dituju walaupun secara fisik dokumen atau arsip tersebut berada pada tempat lain. Penerapan Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini, diharapkan dapat :

1. Terciptanya pengelolaan dokumen yang lebih baik.
2. Adanya penyimpanan salinan fisik dokumen ke dalam media elektronik.
3. Menjaga keamanan dari informasi yang terkandung dalam dokumen dari bahaya  yang tidak diinginkan seperti kebakaran, banjir, kehilangan dokumen dan lain sebagainya.
4. Sebagai sarana untuk mempercepat proses pencarian dokumen yang dilakukan secara elektronik.
5. Mempercepat penemuan fisik dokumen dengan menentukan / memasukkan informasi lokasi penyimpanan dokumen [dapat dikembangkan dengan menggunakan barcode].
6. Dokumen fisik akan terjaga kelestariannya karena penggunaannya yang semakin jarang.
7. Sistem selanjutnya dapat dikembangkan dengan pemanfaatan dan pengelolaan dokumen melaui  akses internet atau intranet, serta dapat menjadi sebuah sistem peminjaman arsip.

Arsip elektronik diciptakan melalui proses digitalisasi dari arsip konvensional dimana proses ini membutuhkan tahapan-tahapan sebagai berikut:

1. Capture

Capture merupakan hal penting bagi catatan/kertas dan dokumen elektronik untuk pengarsipan, retrieval dan distribusi sebagai solusi dokumen manajemen. Document imaging dan platform management menyediakan dasar scanning, batch proses dan import dokumen elektronik. Kemajuan yang utama dalam teknologi scan membuat dokumen dikonversi secara cepat, murah dan mudah. Proses scan yang baik akan meletakkan kertas/microfilm menjadi file ke komputer dengan mudah.

1. Storage

Sistem penyimpanan dokumen yang dapat dilakukan dalam jangka waktu panjang dan relatif aman serta penyimpanan dokumen yang mengakomodasi perubahan dokumen, volume yang bertambah dan mempercepat  teknologi.

1. Index

Sistem index yang menciptakan suatu sistem pengarsipan secara terorganisir yang dapat ditampilkan kembali secara efisien dan mudah. Suatu sistem index yang baik akan membuat prosedur yang berjalan dan lebih efektif.

1. Retrieval

Sistem perolehan kembali menggunakan informasi dokumen yg mencakup teks, index dan gambar ke dalam sistem. Suatu sistem perolehan kembali yang baik akan membuat pencarian dokumen dengan cepat dan mudah.

1. Access

Suatu sistem akses yang baik akan membuat hak akses secara personal apakah berada dikantor atau dapat melalui internet serta flesibiltas untuk mengendalikan akses sistem.

IV. MAKSUD DAN TUJUAN

Untuk membantu mengatasi masalah-masalah yang dihadapi dalam pengelolaan dokumen maka dengan menggunakan aplikasi berbasis web Sistem Manajemen Dokumen Elektronik, pengelolaan dapat dilakukan dari mana saja selama terkoneksi ke jaringan komputer intranet atau internet. Sedangkan tujuan yang ingin dicapai dari dibangunnya Aplikasi ini adalah :

1. Memudahkan dalam pengelolaan dan pengaturan dokumen dalam bentuk digital.
2. Melalui proses digitalisasi dokumen maka instansi/organisasi sudah tidak perlu lagi menyedikan gudang untuk menyimpan data-data tersebut, data-data digital akan disimpan di dalam server ataupun media lainnya seperti Compact Disk, Flask Disk, Micro Film dll.
3. Mempercepat proses penelusuran atau merunut kembali dokumen-dokumen yang  telah tersimpan di dalam database.
4. Data-data digital dapat diperbanyak dan disimpan dalam beberapa media yang dapat menyimpan data dalam jangka waktu lama dengan kapasitas besar.

V. MANFAAT MANAJEMEN KEARSIPAN ELEKTRONIK

Manfaat apalikasi ini adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, akurat dan transparan sesuai permintaan pemegang kewenangan maupun kebutuhan suatu regulasi, sehingga dapat membantu proses pengelolaan dokumen menjadi lebih efektif dan efisien. Secara lebih spesifik Sistem Manajemen Dokumen Elektronik  dapat  memberikan manfaat sebagai berikut :

1. Meningkatkan produktivitas

Dapat membantu dan menambah produktivitas instansi/organisasi untuk mengelola dokumen karena informasi akan diperoleh dengan lebih cepat, tepat dan akurat.

1. Meningkatnya waktu respon

Pencarian file dokumen, update dokumen, dan pendistribusian dokumen digital dapat dilakukan jauh lebih cepat dan mudah.

1. Menghemat  biaya dan meningkatkan efisiensi ruang penyimpanan dokumen

Dapat menghemat biaya, karena dimensi penyimpanan file digital yang jauh lebih kecil dan lebih murah daripada sistem penyimpanan file konvensional.

1. Mengurangi resiko kehilangan ataupun kerusakan dokumen 

Dengan menyimpan dokumen secara digital, gangguan atas kerusakan dokumen dapat diminimalisasi karena sistem penyimpanan tidak sekedar menggunakan kertas dan alat penyimpanan yang konvensional.

1. Document Sharing 

Pemakaian dokumen dapat dilakukan secara bersamaan oleh beberapa user sekaligus dan memudahkan dalam pertukaran serta penggunaan kembali informasi arsip oleh unit atau organisasi lain.

1. Keamanan dokumen yang handal 

Diketahui siapa-siapa saja yang berhak membaca dan menerima dokumen yang tersimpan. Terproteksi dengan adanya kata kunci [password] dan Mempunyai salinan data [backup] yang disimpan dalam lokasi atau media berbeda.

VI. KARAKTERISTIK APLIKASI

Karakteristik aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik (SMDE) yang kami tawarkan dalam kerjasama ini adalah sebagai berikut :

1. Berbasis  Website,  pemilihan  teknologi  berbasis  web  dimaksudkan untuk kemudahan instalasi pada saat awal maupun pemeliharaan sistem,  dikarenakan adanya  perbaikan maupun pengembangan sistem sebagai akibat  dari  perkembangan kebutuhan fitur-fitur baru (updating).
2. Sesuai dengan karaktiristik aplikasi berbasis web, maka aplikasi SMDE ini multi platform (Windows, Unix atau Linux dll) dan support untuk digunakan secara secara bersama-sama  (multi user) dalam suatu jaringan Client-Server.
3. Memiliki  modul  User  Management  yang  mengatur  hak  akses pengguna terhadap layanan dan informasi yang disediakan. Hak akses tiap pengguna ditetapkan sesuai dengan fungsi dan kewenangan dari masing-masing pengguna. Modul ini dilengkapi dengan sistem keamanan berupa password dan keamanan pendukung lainnya, untuk menghindarkan pihak yang tidak berhak (tidak memiliki hak  akses) untuk memasuki sistem, serta merekam aktifitas pengguna yang memiliki hak akses saat mengoperasikan aplikasi.
4. Aplikasi SMDE ini dapat diakses melalui jaringan intranet dan internet menggunakan browser :

• Mozilla Firefox
• Google Chrome
• Opera
• Internet Explorer

1. Mengingat penerapan aplikasi SMDE merupakan proses transformasi dari manual ke elektronik, dengan maksud untuk mengurangi kendala dalam implementasi di lapangan maka konsep sistem yang kami tawarkan bersifat sederhana sebagai berikut:

1. User terdiri dari 3 (tiga) tingkatan yaitu :

• Administrator Sistem.
• Operator.
• User (Pegawai).

1. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi terbatas hanya merubah bentuk (transformer) dari arsip berbentuk analog menjadi arsip berformat digital, elektromagnetik, optikal.
2. Proses alih media arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang dipergunakan dalam rangka pemeliharaan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis dalam rangka menjaga keamanan, keselamatan, dan keutuhan arsip tersebut.
3. Proses digitalisasi arsip yaitu proses kerja teknologi komputer yang beroperasi secara total mengikuti alur bisnis atau aktifitas pengelolaan arsip, mulai dari hulu, hilir hingga sampai muaranya. Proses digitalisasi arsip ini yang akan melahirkan model paperless office yang sudah tidak asing lagi terdengar oleh kita.
4. Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik ini terdiri dari dua paket sistem, yaitu :

• SMDE Pegawai
• SMDE Kearsipan.

VII. KELUARAN

Keluaran yang diharapkan dari kegiatan ini adalah : 

1. Software Aplikasi Berbasis Web SMDE Plus
2. Buku Panduan Menjalankan Aplikasi SMDE Plus
3. CD Program (Source Code)
4. Pelatihan Adminisrator dan Operator Aplikasi SMDE Plus

VII. DESAIN DAN FITUR SMDE Plus

1. Desain Responsive

Desain web responsive ialah pilihan desain web terbaik untuk saat ini. Dengan desain web responsive, secara otomatis tampilan konten akan menyesuaikan diri (beradaptasi) dengan berbagai resolusi perangkat. Perlu diingat, desain web responsive tidak dibuat hanya untuk resolusi tertentu melainkan desain dapat menyesuaikan diri pada berbagai perangkat dan resolusi atau tampilan web yang akan menyesuaikan dengan besarnya viewport (luasan area pada browser untuk menampilkan website) yang digunakan oleh pengguna saat mengakses sebuah website. Sehingga dapat diakses di berbagai macam perangkat, seperti Desktop(PC), TabletPC dan Smartphone dengan tampilan yang disesuaikan.

2. Bagan Alur SMDE Plus

Secara umum Konsep Desain Aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Elektronik – SMDE Plus adalah sebagai berikut:

3. Fitur Aplikasi EDMS Plus

1. EDMS PEGAWAI

• Data Pegawai
• Kategori Dokumen Pegawai
• Arsip Dokumen Pegawai

1. EDMS KEUANGAN

• Arsip Transaksi Penerimaan
• Arsip Transaksi Belanja
• Arsip Pembiayaan
• Dokumen Laporan Keuangan Organisasi

1. EDMS PERSURATAN

• Arsip Surat Masuk
• Arsip Surat Keluar

1. EDMS UMUM

• Arsip Dokumen Data Elektronik (Paperless)
• Arsip Dokumen Foto Foto Kegiatan
• Arsip Dokumen Video Kegiatan

1. DATA REFERENSI

• Jenis Arsip Pegawai
• Jenis Arsip Keuangan
• Jenis Arsip Persuratan
• Jenis Arsip Umum
• Unit Kerja
• Golongan
• Pendidikan

1. KEWENANGAN PENGGUNA

• Pengaturan Kewenangan (Admin, Operator dan Pegawai)
• Pengaturan Pengguna

4. Spesifikasi Teknik Pemrograman

Spesifikasi teknik pemrograman aplikasi Web Based menggunakan :

• Bahasa Pemrograman: PHP
• Framework: PHP Code Igniter
• Database: MySQL
• Layout dan Desain: HTML, CSS, Javascript
• Pendukung: jQuery (Framework Javascript) dan Bootstrap (Framework CSS)

5.  Kebutuhan Hardware (server) dan Software (sistem operasi)

a.   Server dengan spesifikasi minimal :

• Processor Intel® Xeon® Processor E3-1220v3 (8M Cache, 3.10 GHz)
• RAM 4 GB, HDD 1 TB

b. Komputer/laptop untuk setiap pengguna, baik operator yang bertugas menginputkan data maupun pejabat yang berkepentingan mengakses laporan.

c.   Perangkat lunak yang digunakan untuk mengoperasikan SMDE ini adalah :

• Sistem Operasi Linux Ubuntu 14.x
• RDBMS (Relational Database Management System) MySQL Versi 5.x
• Web Server Apache versi 2.x
• PHP versi 5.x
• Web Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Opera atau Google Chrome)

d.   Koneksi internet yang diperlukan untuk mengoperasikan SMDE ini adalah :

• Koneksi internet leased line disarankan dengan static IP
• Bandwidth minimal 2 Mbps, disarankan lebih besar.

e.  Router jaringan internet yang diperlukan untuk mengoperasikan aplikasi SMDE ini adalah Sistem operasi Mikrotik Hardware, disarankan Router RB1100AHx2 1U Rackmount.

f.   Wireless Access Point: LINKSYS Wireless-G Router [WRT54GL-AS] berfungsi sebagai pengatur lalu lintas data, sehingga memungkinkan banyak Client dapat saling terhubung melalui jaringan.